Klare Prozesse –
messbarer Erfolg

„Qualität“ wird zunehmend zum Erfolgsfaktor im Unternehmen. Denn Qualität eröffnet neue Perspektiven für ein nachhaltiges Wachstum. Aber „Qualität“ muß geplant, gelenkt und auch geprüft werden.

Hierzu werden die Prozesse im Unternehmen analysiert und beschrieben. Alle diese Festlegungen werden dann im QM- System dargestellt.

Durch die Nutzung eines QM- Systems bieten sich dem Unternehmen damit u. a. folgende Vorteile:

• Verbesserung der Leistungsfähigkeit
• Verbesserung der Produktivität
• Steigerung der Aufmerksamkeit der Mitarbeiter
• Erreichen und Aufrechterhaltung definierter Produktqualität
• Kostensenkung durch frühzeitiges Erkennen und Vermeiden von Fehlern
• Abwehr von Haftungsansprüchen
• Erschließen neuer Marktchancen

Viele Kunden legen heute Wert auf das Vertrauen, welches ein Unternehmen mit QM- System bieten kann.

Üblicher Weise wird die Einführung eines QM- Systems im Unternehmen im Rahmen eines Projektes umgesetzt. Dementsprechend sind Projektleiter, entsprechende Ziele und natürlich ein geeigneter Umsetzungsplan zu erstellen.

Unabhängig von diesen Randbedingungen sind folgende Schritte notwendig, damit ein angemessenes und sinnvolles natürlich ein geeigneter Umsetzungsplan zu erstellen.

• Definition der im Unternehmen vorhandenen Prozesse
• Festlegung der jeweiligen Prozeßabläufe
• Festlegung von Befugnis und Verantwortlichkeiten (z. B. in Stellenbeschreibungen oder Organigrammen)
• Ernennung eines QM- Beauftragten
• Festlegung von Unternehmenspolitik und Qualitätszielen
• Umsetzung und Prüfung der festgelegten Maßnahmen

Ein auf die Norm DIN EN ISO 9001 aufgebautes QM- System besteht mindestens aus den folgenden Teilen:

1.Dokumente

• QM- Handbuch (Unternehmensbeschreibung und -politik, Qualitätsziele, Geltungsbereich und Aufbau des QMS)
• Festlegung der Verantwortlichkeiten (z. B. in Stellenbeschreibungen oder Organigrammen)
• Festlegung der erkannten Prozeßabläufe (z. B. in Form von Verfahrens- /Arbeitsanweisungen)
• Verzeichnis der im QM- System beinhalteten Dokumente und Regelungen
• Festlegung der Wechselwirkungen der einzelnen Prozesse untereinander

2.Prozesse

• Festlegung der Produktionsprozesse
• Ermittlung der Kundenzufriedenheit
• Durchführung und Auswertung Interner Audits
• Prozesse und Maßnahmen um eine ständige Verbesserung zu gewährleisten
• Auswahl und Bewertung der Lieferanten
• Durchführung des Management Reviews

NEIN.

Üblicher Weise ist die Zertifizierung eines auf Grundlage der DIN EN ISO 9001 aufgebauten QM- Systems nicht notwendig oder gar vorgeschrieben.

Allerdings bestehen oftmals Kunden (oder Behörden im Rahmen von Ausschreibungen) auf eine nachgewiesene Zertifizierung ihrer Lieferanten, so dass eine Zertifizierung für Unternehmen durchaus sinnvoll erscheinen kann.

Üblicher Weise ist die Zertifizierung eines auf Grundlage der DIN EN ISO 9001 aufgebauten QM- Systems nicht notwendig oder gar vorgeschrieben.

„Qualität“ wird zunehmend zum Erfolgsfaktor im Unternehmen. Denn Qualität eröffnet neue Perspektiven für ein nachhaltiges Wachstum.

Aber „Qualität“ muß geplant, gelenkt und auch geprüft werden. Hierzu werden die Prozesse im Unternehmen analysiert und beschrieben. Alle diese Festlegungen werden im QM- System zusammengefaßt.

Durch die Nutzung eines QM- Systems bieten sich dem Unternehmen damit folgende Vorteile:

• Verbesserung der Leistungsfähigkeit und der Produktivität
• Steigerung der Aufmerksamkeit der Mitarbeiter
• Erreichen und Aufrechterhaltung definierter Produktqualität
• Kostensenkung durch frühzeitiges Erkennen und Vermeiden von Fehlern
• Abwehr von Haftungsansprüchen

Viele Kunden legen heute wert auf das Vertrauen, welches ein Unternehmen mit QM- System bieten kann.

Die Gesamtkosten für die Einführung eines QM- Systems sind direkt vom benötigten Gesamtaufwand abhängig.

Dieser setzt sich im wesentlichen aus folgenden Faktoren zusammen:

• Größe und Art (Branche) des Unternehmens
• Komplexität der Unternehmensabläufe
• Güte und Umfang vorhandener und bereits festgelegter Prozeßabläufe
• vorhandene Festlegungen zu Verantwortlichkeiten und Befugnissen
• Art /Umfang bereits vorhandener Dokumentation (z. B. Arbeits-/ Prüfanweisungen, Wartungspläne, Formulare)
• Anteil der durch das Unternehmen selbst zu erbringenden Unterstützungsarbeiten
• Höhe möglicher Förderbeiträge aus unterschiedlichen Förderprogrammen)

Üblicher Weise entstehen noch allgemeine Kosten z. B. für Schulungen, für die Zertifizierung oder ggf. für die Bestellung eines externen QM- Beauftragten.

QUMSYS hilft Ihnen nicht nur bei der Einführung eines speziell auf Ihr Unternehmen angepaßten Management-Systems. Selbstverständlich begleiten wir unsere Kunden auch bei der Zertifizierung und stehen ihnen auch nach dem erfolgreichen Abschluß des Zertifizierungsaudits mit Rat und Tat zur Seite.

Je nach Kundenwunsch bieten wir dazu eine Reihe von Dienstleistungen an:

• Stellung Beauftragter Personen (z. B. QM-Beauftragter, Fachkraft für Arbeitssicherheit, UM-Beauftragter)
• Betreuung der eingeführten Management-Systeme
• Durchführung von Unterweisungen, Schulungen, Weiterbildungsmaßnahmen
• Pflege der Dokumentation des Management-Systems
• Durchführung von Kundenbefragungen, Lieferantenbewertungen etc.)
• Hilfestellung bei der Ausarbeitung des Management- Reviews/ der Qualitätsziele
• …

Generell gilt: JA.

Üblich sind Kombinationen mit Umweltmanagement-Systemen, Systemen der Arbeitssicherheit oder auch mit Systemen aus dem Bereich Gefahrstoffe/ Abfall oder auch mit Systemen zum Gesundheitsschutz der Mitarbeiter.

Wie eine Kombination konkret erfolgen kann ist abhängig vom Aufbau der einzelnen Systeme. Generell sollte ein einheitlicher Aufbau angestrebt werden, so daß ein sog. Integriertes Management- System (IMS) entsteht.

Der Aufwand für die Pflege einzelner Systeme läßt sich dabei durch geschickte Wahl einer geeigneten IMS Struktur deutlich minimieren

Die Gesamtkosten für die Zertifizierung eines QM- Systems auf Grundlage der DIN EN ISO 9001 bestimmen sich i. w. durch folgende Faktoren

• Komplexität des Unternehmens und der Prozeßabläufe
• Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen
• Anzahl der benötigten Auditoren
• Honorare der Zertifizierungsgesellschaft
• Kosten für Reiseaufwand
• Aufwand für die Zertifikatserstellung durch die Zertifizierungsgesellschaft
• Aufwand für die Folgeaudits (Überwachungsaudits) der Zertifizierungsgesellschaft

Die für eine Zertifizierung aufzuwendenden Kosten sind damit in der Hauptsache durch die beauftragte Zertifizierungsgesellschaft bedingt. Bei der Auswahl eines Zertifizierers sind allerdings außer den Kosten auch die Qualität der Zertifizierung, der Bekanntheitsgrad des Zertfizierers sowie die Kundenorientierung des Zertifizierers zu berücksichtigen

„Beauftragte Personen“ sind generell Personen, welche im Auftrag des Unternehmens oder Inhabers eines Betriebes in eigener Verantwortung deren Pflichten zu erfüllen haben.

Regelungen zum Begriff „Beauftragte Personen“ finden sich z. B. in den §§ 14 StGB / §9 OWiG:

„Ist jemand von dem Inhaber eines Betriebes oder einem sonst dazu Befugten beauftragt, den Betrieb ganz oder zum Teil zu leiten, oder ausdrücklich beauftragt, in eigener Verantwortung Pflichten/Aufgaben zu erfüllen, die den Inhaber des Betriebes treffen und handelt er aufgrund dieses Auftrages, … so ist er wie ein Unternehmer strafrechtlich oder nach Ordnungswidrigkeitengesetz verantwortlich“.

Prinzipiell sind beauftragte Personen vom Unternehmer schriftlich zu bestellen.

Welche „Beauftragten Personen“ im Unternehmen benötigt werden, ist generell von den Aufgaben des Unternehmens abhängig. Je nach den Produkten bzw. den Aufgaben des Unternehmens sind.

Beauftragte Personen für unterschiedliche Aufgaben zu bestellen.

Meist sind Beauftragte Personen notwendig beim Umgang mit Gefahrstoffen/ Gefahrgut, bei der Verwendung ionisierender Strahlung/ elektromagnetischer Strahlung oder bei der Erzeugung gefährlicher Abfälle. Welche Beauftragten Personen speziell in Ihrem Unternehmen benötigt werden, besprechen wir gerne mit Ihnen zusammen.

Die Aufgaben der Beauftragten Person richten sich zunächst nach den im Unternehmen vorhandenen Bedingungen und Arbeitsabläufen. Zudem nach den geltenden rechtlichen Grundlagen.

So sind Beauftragte Personen gesetzlich vorgeschrieben, sobald sich Unternehmen mit gewissen Tätigkeitsbereichen beschäftigen.

Dies betrifft z. B. Arbeiten mit ionisierender Strahlung/ radioaktiven Stoffen (Strahlenschutzbeauftragter), Arbeiten mit Gefahrstoffen/ Gefahrgut (Gefahrgutbeauftragter) oder mit Lasern (Laserschutzbeauftragter). Ebenso kann die Bestellung eines Abfallbeauftragten notwendig werden – eben je nach Aufgabe/ Tätigkeitsbereich des Unternehmens.

Die durch die Beauftragten Personen nachzuweisenden Qualifikationen sind je nach wahrzunehmendem Aufgabengebiet sehr unterschiedlich. Die jeweils notwendigen Qualifikationen werden in unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben bzw. im berufsgenossenschaftlichen Regelwerk aufgeführt.

Meist jedoch sind mindestens mehrtägige Seminare notwendig, welche mit einer IHK anerkannten Prüfung abschließen (z. B. Gefahrgutbeauftragter). Da die Beauftragten Personen eigenverantwortlich im Auftrag des Unternehmers handeln, ist eine fundierte und qualitativ hochwertige Ausbildung dringend zu empfehlen. Denn schließlich soll eine Beauftragte Person für die übernommenen Aufgaben ja Rechtssicherheit schaffen.

Beauftragte Personen -unabhängig davon, ob es sich hierbei um interne Mitarbeiter oder externe Personen handelt- müssen durch den Unternehmer generell schriftlich beauftragt werden. Die schriftliche Beauftragung muß einer Reihe juristischer Formalien genügen, ansonsten ist die Beauftragung wirkungslos.

So muß im Rahmen der Beauftragung (Bestellung) z. B. definiert werden, für welche Tätigkeiten die jeweilige Person beauftragt/ bestellt werden soll und über welche Kompetenzen sie verfügt.

Selbstverständlich muß die Beauftragte Person die für ihre Aufgabenerfüllung benötigten Qualifikationen nachweisen können. Diese sind je nach Aufgabengebiet der Beauftragten Person unterschiedlich und in diversen rechtlichen Vorschriften geregelt. Vor der Beauftragung hat sich der Unternehmer von der Aktualität der geforderten Qualifikationsnachweise zu versichern. Je nach Aufgabengebiet der Beauftragten Person kann eine Zustimmung der zuständigen Behörden zu der Beauftragung erforderlich sein.